Cómo llevar el registro horario en una pequeña empresa

Qué es el registro horario y por qué es obligatorio

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas con empleados por cuenta ajena están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de cada trabajador. Esta obligación está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y afecta a cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.

El registro debe reflejar la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada empleado cada día, y debe conservarse durante un mínimo de cuatro años.

Qué información debe incluir el registro

Un registro horario válido debe contener, como mínimo:

• Identificación del empleado: nombre y apellidos, DNI o número de identificación.
• Fecha del registro: día, mes y año.
• Hora de inicio de la jornada laboral.
• Hora de finalización de la jornada laboral.
• Firma del empleado: generalmente al final de cada mes.

Algunos convenios colectivos pueden exigir información adicional, como el registro de pausas o los tiempos de desplazamiento. Consulta el convenio aplicable a tu sector.

Métodos permitidos para el registro

La normativa no obliga a usar un sistema digital ni un software específico. Los métodos admitidos incluyen:

• Hojas de papel cumplimentadas a mano (válidas pero menos prácticas).
• Plantillas Excel o Google Sheets editables (recomendable para equipos pequeños).
• Software de control horario (recomendable cuando hay más de cinco empleados).
• Sistemas de fichaje con tarjeta o huella dactilar.

Para una pequeña empresa con pocos empleados, una plantilla Excel bien organizada es suficiente. Lo importante es que el registro sea claro, esté firmado y se conserve correctamente.

Cómo organizar la documentación

La mejor forma de mantener el registro organizado es crear una carpeta por año, dividida por empleado y por mes. Cada carpeta mensual debe contener:

1. El registro de jornada diaria de ese mes.

2. La hoja de firma del empleado.

3. Una copia entregada al empleado (especialmente obligatorio en contratos a tiempo parcial).

Guarda tanto la versión digital como una copia en papel si es posible.

Qué pasa si te inspecciona la Inspección de Trabajo

La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros horarios de los últimos cuatro años en cualquier momento. Si no puedes presentarlos, puedes enfrentarte a sanciones que van desde los 626 euros hasta más de 6.000 euros por infracción grave, según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Tener los registros bien organizados y firmados es la mejor forma de responder a una inspección sin nervios.

La solución práctica para pequeñas empresas

Si tienes entre uno y diez empleados y quieres organizar el registro horario de forma práctica sin invertir en software caro, una plantilla bien diseñada puede ser un buen punto de partida. El kit de registro horario de KitHorario incluye todas las plantillas editables, una política interna de control horario y un checklist de inspección listo para usar.

Conclusión

Llevar el registro horario no tiene que ser complicado. Con las herramientas adecuadas, puedes tener la documentación organizada en menos de diez minutos al día. Lo importante es hacerlo de forma sistemática desde el principio y conservar la documentación correctamente.

Si aún no tienes un sistema de registro, empieza descargando el checklist gratuito para ver qué necesitas cubrir en tu empresa.