Checklist de registro horario obligatorio
Usa esta checklist para comprobar qué tienes en orden en tu empresa y qué necesitas revisar antes de que llegue una inspección de trabajo.
1Identificación y organización
- ✓Tienes identificados todos los empleados que deben registrar jornada (todos los que tienen contrato por cuenta ajena)
- ✓Hay un archivo o documento de registro separado por empleado
- ✓Los registros están organizados por mes y año
2Contenido del registro diario
- ✓El registro recoge la hora exacta de inicio de jornada cada día
- ✓El registro recoge la hora exacta de fin de jornada cada día
- ✓Los turnos partidos (si aplica) quedan registrados en sus dos tramos
- ✓Los días de ausencia justificada están indicados (vacaciones, baja, etc.)
3Tipos de contrato específicos
- ✓Los empleados a tiempo parcial tienen registro diferenciado con horas pactadas vs. realizadas
- ✓Los empleados en teletrabajo o trabajo remoto registran su jornada igual que los presenciales
- ✓Las horas complementarias (en contratos parciales) quedan reflejadas
4Horas extra
- ✓Las horas trabajadas fuera de jornada ordinaria están documentadas
- ✓Consta si las horas extra se compensan con descanso o retribución económica
- ✓Se lleva un acumulado mensual y anual de horas extra por empleado
5Validación y firmas
- ✓El registro mensual cuenta con la firma o validación del trabajador
- ✓Para contratos a tiempo parcial, se entrega copia mensual al trabajador
- ✓Existe constancia de que el empleado ha recibido y revisado el registro
6Conservación y accesibilidad
- ✓Los registros de los últimos 4 años están conservados y accesibles
- ✓Los documentos pueden presentarse ante la Inspección de Trabajo en cualquier momento
- ✓Existe copia de seguridad digital de los registros en papel
7Política interna
- ✓La empresa tiene una política interna de control horario por escrito
- ✓Los empleados conocen el sistema de registro y sus obligaciones
- ✓Se ha comunicado por escrito el método de registro a los trabajadores
¿Tienes puntos sin cubrir?
El kit de registro horario incluye todos los documentos que necesitas: plantillas Excel editables, política interna, registro mensual con firma, control de horas extra y guía específica para tu sector. Una forma práctica de cubrir todos los puntos de esta checklist.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no tengo alguno de estos puntos cubiertos?
Identifica qué puntos te faltan y prioriza por riesgo. Los más críticos son: tener el registro diario (entrada/salida), la firma mensual del trabajador y conservar los documentos 4 años. Sin eso, una inspección puede derivar en sanción.
¿Puedo usar esta checklist como documento oficial?
Esta checklist es una herramienta de autodiagnóstico para ayudarte a identificar qué tienes en orden. No es un documento oficial ni sustituye al registro horario como tal. Para el registro legal necesitas los documentos específicos.
¿Con qué frecuencia debo revisar esta checklist?
Se recomienda revisarla al menos una vez al año, o cuando haya cambios relevantes: nuevas contrataciones, cambios de jornada, empleados que pasan a tiempo parcial o empiezan a teletrabajar.
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