Preguntas frecuentes sobre registro horario
Respuestas a las dudas más habituales sobre la obligación de registro horario en España, plantillas Excel, contratos parciales, teletrabajo e inspecciones.
La obligación de registro horario
¿Qué empresas están obligadas a llevar registro horario?
Todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, independientemente de su tamaño o sector. La obligación es para todos los contratos: indefinidos, temporales, a tiempo completo y a tiempo parcial. Esta obligación está establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde mayo de 2019.
¿Qué debe incluir el registro horario?
El registro debe incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. Las normas no exigen un formato concreto, pero los datos deben estar organizados, ser accesibles y conservarse durante cuatro años.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
La normativa laboral exige conservar los registros horarios durante al menos cuatro años. Deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
¿El registro horario puede hacerse en papel?
Sí. No existe obligación de usar un sistema digital. Una hoja de cálculo o incluso papel son válidos si están correctamente rellenados, firmados mensualmente y conservados de forma ordenada.
Plantillas Excel para registro horario
¿Una plantilla Excel es suficiente para el registro horario?
Una plantilla Excel puede ser una solución práctica para muchas pequeñas empresas, siempre que se complete correctamente cada día, se conserve firmada mensualmente y se adapte al tipo de contrato de cada empleado. Consulta con tu asesor laboral si tienes dudas sobre tu caso concreto.
¿Qué columnas debe tener la plantilla de registro horario?
Como mínimo: fecha, nombre del trabajador, hora de inicio y hora de fin de jornada. Es recomendable añadir columnas para pausas, horas ordinarias, horas extra o complementarias, y firma o validación mensual del trabajador.
¿Puedo usar Google Sheets en lugar de Excel?
Sí. Las plantillas en formato CSV o Excel son compatibles con Google Sheets. Lo importante es que el registro sea completo, accesible y esté firmado mensualmente.
Contratos a tiempo parcial
¿Los trabajadores a tiempo parcial también necesitan registro horario?
Sí, y con requisitos adicionales. Para los contratos a tiempo parcial es obligatorio entregar al trabajador una copia mensual del registro de horas junto con su nómina. Además, el registro debe diferenciar las horas pactadas en contrato de las horas complementarias realizadas.
¿Qué son las horas complementarias?
Son horas adicionales que pueden realizarse en contratos a tiempo parcial, según lo pactado en el contrato o convenio colectivo. Deben registrarse y comunicarse al trabajador. Hay límites legales y convencionales sobre su cuantía.
Horas extra
¿Las horas extra deben registrarse por separado?
Sí. Las horas extra deben quedar reflejadas en el registro, con la fecha, el motivo y la compensación acordada (descanso equivalente o retribución económica). El límite legal es de 80 horas extra anuales por trabajador, salvo disposición convencional más restrictiva.
¿Qué pasa si no se registran las horas extra?
Las horas extra no registradas pueden generar problemas en caso de inspección o reclamación del trabajador. Documentarlas correctamente protege tanto al empleador como al empleado.
Teletrabajo y trabajo a distancia
¿Los empleados en teletrabajo también deben registrar su jornada?
Sí. La obligación de registro horario es igual para trabajadores presenciales y en teletrabajo. El registro debe incluir la hora de inicio y fin de jornada cada día, independientemente de dónde se trabaje.
¿Cómo se puede registrar la jornada en teletrabajo?
A través del mismo sistema que el resto de empleados: una plantilla Excel compartida, una aplicación o cualquier otro método. Lo importante es que el registro sea diario, accesible y se conserve correctamente.
Inspecciones de trabajo
¿Qué documentos puede pedir la Inspección de Trabajo?
La Inspección puede solicitar los registros horarios de todos los empleados de los últimos cuatro años, los contratos laborales, las nóminas y cualquier documento que justifique la jornada realizada. Los registros deben estar disponibles sin demora.
¿Qué pasa si no tienes los registros cuando viene la inspección?
La ausencia de registros horarios puede considerarse una infracción laboral grave. Las sanciones pueden variar según la gravedad. Esta información tiene carácter orientativo — consulta con tu asesor laboral ante cualquier inspección.
Herramientas digitales
¿Cuándo tiene sentido usar una aplicación en lugar de Excel?
Puede tener sentido explorar herramientas digitales cuando la empresa supera los 8-10 empleados con turnos variables, hay dificultades para recoger firmas, o los trabajadores están muy dispersos. Para empresas pequeñas con horarios estables, una hoja de cálculo bien organizada suele ser suficiente.
Los productos de KitHorario
¿Qué incluye el Kit Sectorial?
El Kit Sectorial incluye plantillas Excel editables (registro diario, mensual, tiempo parcial, horas extra, teletrabajo), una política interna editable, una comunicación tipo para empleados, una checklist de inspección y una guía de uso paso a paso.
¿En qué se diferencia el Kit Pro del Kit Sectorial?
El Kit Pro incluye todo el Kit Sectorial más ejemplos rellenados por sector (restaurante, peluquería, limpieza, comercio, hotel), una checklist avanzada de preparación para inspección, un pack de traspaso a gestoría y una guía de transición al registro digital.
¿La Licencia Gestoría permite usar las plantillas con varios clientes?
Sí. La Licencia Gestoría permite usar, adaptar y entregar todas las plantillas con un número ilimitado de clientes. También incluye instrucciones de personalización con la marca de la gestoría.
¿Cómo se recibe el kit tras el pago?
Tras completar el pago en Stripe, recibirás un email con un enlace de descarga seguro en unos minutos. El enlace es válido durante 7 días. Si tienes algún problema, escríbenos a hola@kithorario.com.
¿Necesitas plantillas editables?
Los kits de KitHorario incluyen todo lo que necesitas para organizar el registro horario: plantillas Excel, política interna, comunicación a empleados y checklist de inspección.
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