Registro horario y la Inspección de Trabajo
Una de las razones más habituales por las que las pequeñas empresas reciben sanciones laborales es no tener el registro horario en regla. La Inspección de Trabajo puede solicitarlo en cualquier visita, sin previo aviso, y debe cubrir los últimos cuatro años. Esta guía te explica qué pide exactamente, qué sanciona y cómo preparar la documentación correctamente.
Checklist de inspección incluido en el kit
El kit Pro incluye una checklist específica de preparación para inspección y un ejemplo rellenado.
Qué documenta la Inspección de Trabajo
- →Existencia del registro horario para todos los empleados
- →Que el registro refleja la jornada real (no solo la contractual)
- →Que los registros están firmados o validados mensualmente
- →Que se conservan los registros de los últimos cuatro años
- →Que los empleados a tiempo parcial tienen registros diferenciados con copia entregada
- →Que las horas extra están documentadas y compensadas o pagadas
Errores que generan sanción
- ✗No tener ningún registro horario
- ✗Tener registros incompletos o con huecos mensuales
- ✗No tener firmados los registros por el empleado
- ✗Tener el mismo horario todos los días sin variación (improbable en muchos sectores)
- ✗No haber conservado los registros de los últimos cuatro años
- ✗No entregar copia mensual al empleado a tiempo parcial
Cómo preparar tu carpeta antes de una inspección
- 1Reúne todos los registros horarios del año en curso y los tres anteriores.
- 2Verifica que cada mes tiene la firma del empleado.
- 3Comprueba que los contratos a tiempo parcial tienen registros separados.
- 4Asegúrate de que las horas extra aparecen documentadas.
- 5Ordena los documentos por empleado y mes en una carpeta física o digital.
- 6Usa el checklist incluido en el kit Pro para hacer una revisión final.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Inspección de Trabajo pedir el registro horario sin previo aviso?
Sí. La Inspección de Trabajo puede personarse en cualquier momento en el centro de trabajo y solicitar los registros horarios de los últimos cuatro años. No hay obligación de avisar con antelación.
¿Qué sanción hay por no tener el registro horario?
La ausencia o falsedad del registro horario puede considerarse una infracción grave según la LISOS, con sanciones que van de 626 € a 6.250 €. En casos de reincidencia o con muchos empleados afectados, la sanción puede ser mayor.
¿Es suficiente con tener el registro en el ordenador?
Sí, siempre que puedas presentarlo en el momento de la inspección. Lo importante es que sea accesible, esté organizado por empleado y mes, y puedas demostrar que el trabajador ha visto y firmado el documento mensualmente.
¿Qué pasa si el registro tiene errores o lagunas?
Los registros incompletos o con inconsistencias pueden interpretarse como una presunción de jornada irregular y derivar en sanción. La inspección puede presumir que las horas no registradas fueron trabajadas y exigir compensación retroactiva.
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