Cómo conservar el registro horario durante 4 años
La normativa española obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años y a ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección cuando se soliciten. Esta guía ayuda a organizar ese archivo de forma práctica.
Qué dice la normativa
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer accesibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No se exige soporte concreto ni formato exacto, pero sí que los registros sean auténticos, accesibles y estén organizados por empleado y periodo.
Cómo estructurar el archivo
📁
Carpeta por año
Organiza una carpeta por año laboral. Dentro, subcarpetas por empleado o por mes.
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Registro por empleado
Cada empleado —incluso los que ya no están— debe tener su propio archivo mensual.
✍️
Firma mensual incluida
El resumen mensual con la firma del trabajador debe archivarse junto al registro diario.
💾
Copia de seguridad
Si guardas en digital, mantén al menos una copia en la nube o disco externo.
📋
Tiempo parcial separado
Conserva también las copias entregadas mensualmente a los empleados a tiempo parcial.
📅
Revisión anual
Cada año, archiva los registros recientes y comprueba cuáles han superado el plazo.
Checklist de conservación
- ✓Tienes registros de los últimos 4 años para todos los empleados actuales.
- ✓Conservas también los de empleados que ya no están en plantilla.
- ✓Cada mes tiene el resumen firmado o validado por el trabajador.
- ✓Los empleados a tiempo parcial tienen copia mensual archivada.
- ✓Los registros están organizados y son fácilmente localizables.
- ✓Tienes al menos una copia de seguridad de los archivos digitales.
Plantillas listas para archivar desde el primer día
El kit incluye registro mensual con firma, política interna y guía de organización documental.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo empiezan a contar los 4 años de conservación?
El plazo se cuenta desde la fecha de elaboración del registro, no desde el fin del año laboral. Consulta con tu asesor laboral para confirmar el criterio aplicable.
¿Puedo guardar los registros solo en formato digital?
La normativa no exige soporte papel. El formato digital es válido siempre que los archivos sean accesibles para la Inspección de Trabajo y tengan copias de seguridad.
¿Qué pasa si he perdido registros de años anteriores?
La ausencia de registros puede considerarse incumplimiento de la obligación de conservación. Lo más prudente es consultar con tu asesor laboral y reforzar el proceso desde ahora.
¿Los empleados que ya no trabajan también deben conservarse?
Sí. La obligación aplica a todos los empleados que hayan trabajado en los últimos cuatro años, independientemente de si siguen en plantilla.