Inspección de Trabajo y registro horario: qué documentos pueden pedirte
Cuando la Inspección de Trabajo visita una empresa, el registro horario es uno de los primeros documentos que solicita. Esta guía ayuda a organizar qué documentación concreta puede requerir el inspector, cómo tenerla lista y qué errores generan más sanciones en pymes. Recurso informativo — consulta con tu asesor laboral para tu caso concreto.
Documentos que puede solicitar el inspector
Registro diario de jornada de todos los empleados
Con hora exacta de inicio y fin, incluidos teletrabajadores.
Resúmenes mensuales firmados o validados
El trabajador debe haberlos visto y validado cada mes.
Copia mensual entregada a empleados a tiempo parcial
Obligatoria junto con la nómina. Su ausencia es una infracción específica.
Registro de horas extra
Con el motivo y la forma de compensación (descanso o retribución).
Archivo de los últimos 4 años
Los registros deben conservarse y estar accesibles cuando los soliciten.
Política interna de control horario
No obligatoria por ley, pero refuerza la coherencia del sistema ante el inspector.
Errores más frecuentes que detecta la Inspección
- ✗No registrar a los empleados a tiempo parcial ni entregar la copia mensual.
- ✗Tener el mismo horario fijo todos los días sin variación real.
- ✗Lagunas mensuales sin justificación o meses enteros sin firmar.
- ✗No documentar las horas extra ni su compensación.
- ✗Ausencia de registros de teletrabajadores.
- ✗No conservar los documentos de los últimos cuatro años.
Cómo organizar la carpeta antes de una visita
- 1Reúne los registros del año en curso y los tres anteriores.
- 2Organiza por empleado y mes, con etiquetas claras.
- 3Verifica que cada mes tiene la firma o validación del trabajador.
- 4Separa los registros de empleados a tiempo parcial y comprueba las copias entregadas.
- 5Revisa que las horas extra aparecen documentadas con motivo y compensación.
- 6Consulta con tu gestoría si detectas lagunas antes de una inspección.
Ten la documentación lista antes de la inspección
El kit incluye checklist de inspección, política interna y plantillas por sector.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Inspección pedir el registro sin avisar?
Sí. La Inspección de Trabajo puede personarse en cualquier momento sin obligación de avisar con antelación y solicitar los registros de los últimos cuatro años.
¿Qué ocurre si no puedo presentar los registros en ese momento?
El inspector puede requerir su presentación en un plazo. No poder aportarlos puede considerarse una infracción grave. Consulta con tu asesor laboral ante cualquier requerimiento.
¿Sirve un registro en Excel ante la Inspección?
La normativa no exige soporte concreto. Un Excel correctamente cumplimentado —hora de inicio y fin, firmado mensualmente, conservado 4 años— puede ser válido. Consulta con tu asesor.
¿También se revisa a los empleados en teletrabajo?
Sí. Los teletrabajadores tienen la misma obligación de registro que los presenciales. La inspección puede pedir sus registros sin distinción.