Cómo preparar una inspección de trabajo en una pyme
La Inspección de Trabajo puede visitar tu empresa en cualquier momento y sin previo aviso. Esta guía recoge los pasos prácticos para que una pequeña empresa tenga el registro horario y la documentación laboral organizada antes de esa visita.
Documentación que puede solicitar el inspector
Registros de jornada diaria de todos los empleados
Con hora de inicio y fin, incluidos teletrabajadores.
Resúmenes mensuales firmados o validados
El trabajador debe haberlos visto y validado cada mes.
Copia mensual entregada a empleados a tiempo parcial
Obligatoria junto con la nómina.
Registro de horas extra
Con motivo documentado y forma de compensación.
Archivo de los últimos 4 años
Los registros deben conservarse y estar accesibles.
Política interna de control horario
Refuerza la coherencia del sistema ante el inspector.
Pasos para prepararse
- 1Reúne todos los registros del año en curso y los tres anteriores.
- 2Organiza por empleado y mes en carpeta física o digital con etiquetas claras.
- 3Comprueba que cada mes tiene la firma o validación del trabajador.
- 4Separa los registros de contratos a tiempo parcial y verifica las copias entregadas.
- 5Revisa que las horas extra aparecen documentadas con motivo y compensación.
- 6Consulta con tu gestoría si detectas lagunas o inconsistencias.
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Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación avisa la Inspección de Trabajo?
La Inspección de Trabajo no tiene obligación de avisar. Puede personarse en el centro de trabajo en cualquier momento y solicitar la documentación de forma inmediata.
¿Cuántos años de registros debo conservar?
La normativa exige conservar los registros de jornada durante cuatro años desde su elaboración. Deben estar accesibles para los representantes de los trabajadores y para la Inspección.
¿Qué ocurre si no puedo presentar los registros en el momento?
No poder presentar los registros puede interpretarse como ausencia de registro horario. Lo importante es tener los documentos organizados y localizables de forma rápida.
¿Es necesario tener una política interna de control horario?
No es un requisito legal explícito, pero contar con una política interna documentada demuestra que la empresa tiene un proceso definido y lo comunica a los empleados.