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Registro de horas extra en Excel: plantilla y guía práctica
Las horas extra deben quedar documentadas: motivo, fecha, empleado y compensación acordada. Esta plantilla Excel facilita el control de las horas extra de tu equipo, el seguimiento mensual del acumulado y la revisión anual para verificar que no se superan los límites establecidos por la normativa laboral.
Ejemplos: calcular tiempo no es clasificar horas extra
Primero calcula la duración real de la jornada. Después contrasta contrato, distribución de jornada y convenio para determinar si existe tiempo extraordinario y cómo se compensa.
| Caso ficticio | Tramos | Pausa | Tiempo neto |
|---|---|---|---|
| Jornada diurna | 09:00–18:00 | 30 min | 8,50 h |
| Cruza medianoche | 22:00–06:00 | 30 min | 7,50 h |
| Turno partido | 09:00–13:00 y 16:00–20:00 | 0 min dentro de tramos | 8,00 h |
En el primer ejemplo, frente a una referencia de 8 horas existe una diferencia de 30 minutos. El generador no decide su tratamiento laboral. Anota el motivo y la compensación cuando corresponda, y revisa las reglas y excepciones del artículo 35 con tu asesor.
Excel editable para tu equipo
Organiza las horas extra de tu equipo
| Fecha | Empleado | Jornada ordinaria | Hora extra inicio | Hora extra fin | H. extra | Motivo | Compensación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15/06/2026 | Carlos López | 08:00–16:00 | 16:00 | 19:00 | 3,0 | Entrega proyecto | Descanso equiv. |
| 20/06/2026 | Ana Soto | 09:00–17:00 | 17:00 | 20:00 | 3,0 | Cierre campaña | Abono nómina |
| Resumen mes | Carlos López | — | — | — | 12,5 | Acumulado 2026 | 8,5h compensadas |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Ejemplo ilustrativo rellenado. Personaliza los registros con los datos de tu equipo.
Kit completo: registros diario y mensual, tiempo parcial, horas extra, política interna, comunicación al equipo y checklist. 1 Excel, 2 Word y 5 PDF. Guía de adaptación por sector incluida.
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Vista previa de la plantilla
| Fecha | Empleado | Jornada ordinaria | Hora extra inicio | Hora extra fin | H. extra | Motivo | Compensación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15/06/2026 | Carlos López | 08:00–16:00 | 16:00 | 19:00 | 3,0 | Entrega proyecto | Descanso equiv. |
| 20/06/2026 | Ana Soto | 09:00–17:00 | 17:00 | 20:00 | 3,0 | Cierre campaña | Abono nómina |
| Resumen mes | Carlos López | — | — | — | 12,5 | Acumulado 2026 | 8,5h compensadas |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
La plantilla incluye registro diario, resumen mensual y seguimiento anual por empleado.
Qué debe incluir el registro de horas extra
Motivo de la hora extra
No basta con anotar las horas: es importante indicar el motivo (entrega de proyecto, evento, urgencia técnica…). Eso facilita la revisión posterior y da contexto en caso de inspección.
Aprobación o acuerdo previo
Las horas extra deben acordarse previamente entre empresa y trabajador. El kit incluye un modelo de aprobación simple que puede completarse antes de realizarlas.
Tipo de compensación
Puede ser descanso equivalente (se indica la fecha acordada) o retribución económica (que debe aparecer en la nómina). Ambas deben quedar documentadas.
Resumen mensual y anual
La plantilla genera un resumen mensual por empleado y un acumulado anual que permite controlar si se acerca al límite de 80 horas anuales establecido por la ley.
Errores frecuentes con horas extra
- ✗No anotar el motivo ni la compensación, dejando solo el número de horas.
- ✗No llevar control del acumulado anual y superar el límite sin darse cuenta.
- ✗Compensar con descanso sin documentar cuándo se disfruta.
- ✗No distinguir entre horas extra ordinarias y las realizadas en festivos.
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